Archief- en informatiebeheer

Slimme oplossingen voor een complexe uitdadingen

De zorg voor bestuursdocumenten is een decretale verplichting, maar ook een steeds grotere uitdaging. Digitalisering, wetgeving, SharePoint, oude archieven, GDPR… Het is niet evident om het overzicht te bewaren. Daarom ondersteunt SOLVA lokale besturen met gespecialiseerde expertise in archief- én informatiebeheer. Zo bouwt u aan een duurzaam, veilig en efficiënt documentbeheer.

Via een intergemeentelijke samenwerking kan SOLVA een archivaris-informatiebeheerder ter beschikking stellen. Deze expert:

• Adviseert en tekent beleid uit rond informatiebeheer;

• Zet mee de structuur uit voor SharePoint of andere systemen;

• Adviseert over bewaartermijnen en vernietiging van bestuursdocumenten;

• Ondersteunt bij GDPR, openbaarheid en toegankelijkheid;

• Begeleidt software-uitrol;

• Begeleidt medewerkers;

• Werkt een goed depotbeheer uit;

• Maakt papieren en digitale archieven toegankelijk.

Waarmee kunnen wij u concreet helpen?

In 2024 ondersteunde SOLVA onder meer Denderleeuw en Haaltert bij de overstap naar SharePoint als documentbeheersysteem. We bouwen niet zomaar mappenstructuren na, maar zorgen voor slimme metadata, duidelijke weergaven en toekomstgericht beheer.

Daarnaast begeleiden we u bij:

• Het opruimen en onderhouden van archiefruimtes;

• Vernietiging van documenten volgens wettelijke bewaartermijnen;

• Digitale archivering en datamigratie;

• Koppeling van informatiebeheer aan uw werkprocessen;

Waarom samenwerken met SOLVA?

• U wint tijd en expertise zonder zelf iemand aan te werven;

• U krijgt een partner met expertise uit andere lokale besturen;

• U voldoet aan de regelgeving rond archief- en informatiebeheer;

• U verhoogt de digitale maturiteir van uw organisatie;

• U bouwt aan een digitale werkomgeving die werkt voor elke dienst.

Hoe werkt het?

SOLVA biedt deze ondersteuning aan via een intergemeentelijke samenwerking. U bepaalt zelf het aantal uren en de invulling. Onze informatiebeheerder-archivaris werkt deels op locatie, deels op afstand, steeds in nauw overleg met uw diensten.